Het verzamelen van afspraakgegevens
Naast de standaard invulvelden, zoals naam en e-mail, kunt u zelf velden toevoegen om informatie te verzamelen van de gebruiker.
Standaard invulvelden
Met de standaard invulvelden kunt u eenvoudig contactgegevens van gebruikers verzamelen bij het maken van een reservering. Bij elk veld kunt u aangeven of deze verplicht ingevuld moet worden, optioneel is, of niet gevraagd hoeft te worden. Velden die gemarkeerd zijn met een sterretje (*) worden ook bij het registratieproces gevraagd. Deze waarden worden standaard ingevuld, maar kunnen bij het maken van een reservering aangepast worden.
Als u aanvullende tekstvelden heeft ingesteld die gebruikt worden om extra gegevens vast te leggen bij het registratieproces (in te stellen via Toegangsbeheer), dan kunnen deze velden ook gebruikt worden in het reserveringsproces.
Houd er rekening mee dat als u het e-mailadres van gebruikers als loginnaam gebruikt, het e-mailveld niet beschikbaar is in de standaard invulvelden van het reserveringsproces, omdat men het dan niet nogmaals in hoeft te vullen. Als gebruikers eerst in moeten loggen om een reservering te kunnen maken worden reserveringen namelijk automatisch onder hun loginnaam opgeslagen.
Aanpasbare invulvelden
Naast de standaardvelden en de twee additionele velden van het registratieproces, zijn er nog twee aanpasbare velden beschikbaar die in het reserveringsproces gebruikt kunnen worden. Deze velden kunnen als tekstvelden gebruikt worden, maar u kunt ze ook gebruiken als dropdown-velden om gebruikers een keuze te laten maken tussen verschillende opties. Als u met betaling werkt kan de waarde van de dropdown-velden ook meegenomen worden in de prijsberekening.
In het voorbeeld hieronder wordt een aanpasbaar veld gebruikt om het aantal lunchdeelnemers aan te geven bij het reserveren van een conferentieruimte voor een workshop.
Het systeem kan de aanpasbare velden ook gebruiken voor het instellen van aanbiedingen (zie Kortingen en aanbiedingen instellen) en dropdown-menu’s (zie Beperkingen instellen en Prijzen instellen). Als u hier gebruik van maakt zijn de velden niet meer beschikbaar om andere informatie in op te slaan.
Mocht u meer informatie willen vastleggen dan de standaard velden en de aanpasbare velden toelaten, dan is er ook nog de optie om formulieren toe te voegen aan het registratie- en/of reserveringsproces. Meer informatie over formulieren vindt u onder Formulieren toevoegen
Supervisor-veld
Het supervisor-veld, dat u aan kunt zetten onder Toegangsbeheer, kan gebruikt worden voor informatie over gebruikers die ze niet zelf mogen wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld een lidmaatschapsnummer zijn, dat niet door gebruikers zelf gewijzigd mag worden. Het veld is alleen aan te passen door de beheerder of superusers. Afhankelijk van de toepassing kunt u het veld zichtbaar of onzichtbaar maken voor normale gebruikers. Als het veld zichtbaar is, zal het getoond worden in het registratieproces en op reserveringen.
Om een waarde in te stellen (of te wijzigen) in een supervisor-veld van individuele gebruikers gaat u naar Gebruikerbeheer en klikt u op het icoontje voor wijzigen aan de rechterkant van de gebruikersgegevens.