Het instellen van afspraakbeperkingen

Als u meer dan één reservering per gebruiker toestaat, verschijnt er een aantalveld in het reserveringsscherm, waarmee gebruikers bijvoorbeeld kunnen aangeven hoeveel plaatsen ze willen reserveren.

Als u gebruikers toestaat om meerdere reserveringen voor hetzelfde tijdstip te maken, kunnen ze ook voor anderen een reservering plaatsen terwijl ze zijn ingelogd met hun eigen account. Dit is handig wanneer u wilt toestaan dat gebruikers namens iemand anders reserveren terwijl ze met hun eigen account zijn ingelogd.

De capaciteitsinformatie is standaard zichtbaar voor alle gebruikers. Als u ervoor kiest om deze te verbergen ziet de gebruiker in plaats daarvan alleen of een opening (capaciteitsagenda) vol geboekt is of dat er nog ruimte is.

U kunt de capaciteit voor elk tijdslot afzonderlijk aanpassen bij het aanmaken of bewerken op het tabblad Beheren > Overzicht, ongeacht de standaardcapaciteit. Om een tijdslot met onbeperkte capaciteit in te stellen, vult u een streepje (“—”) in het capaciteitsveld in. Wilt u een tijdslot alleen weergeven zonder dat er geboekt kan worden, stel dan de capaciteit in op 0.

U kunt er voor kiezen om overboeking alleen toe te staan voor superusers en de beheerder of voor alle gebruikers van uw agenda. In het laatste geval heeft u de optie om gebruikers automatisch op de wachtlijst te plaatsen of om gebruikers te laten kiezen of ze op de wachtlijst geplaatst willen worden.

Ook kunt u kiezen of gebruikers automatisch op de wachtlijst geplaatst dienen te worden of dat u dit handmatig wilt doen.

Een gebruiker die op de wachtlijst geplaatst wordt, zal hiervan een bericht ontvangen als e-mail notificaties zijn ingesteld. Dus als u notificaties heeft ingesteld zullen gebruikers ook een e-mailbericht ontvangen zodra ze van de wachtlijst zijn gehaald en als deelnemer geplaatst.

Als u de wachtlijst optie activeert, zal er een extra optie verschijnen onder Betaling of goedkeuring vereist? op de pagina Configureren > Proces; deze instelling geeft u de mogelijkheid om te kiezen of gebruikers bij het reserveren al moeten betalen of pas zodra ze vanaf de wachtlijst geplaatst worden.

Op een Resource agenda heeft u drie opties met betrekking tot het bepalen van de lengte van reserveringen. Afhankelijk van de toepassing kunt u er voor kiezen om gebruikers zelf de start- en eindtijd te laten kiezen, om te werken met vaste lengtes of om de lengte afhankelijk te maken van de een gekozen dienst in een dropdown-menu.

Naast de standaard lengte, geeft de eerste optie u de mogelijkheid om een minimale en een maximale lengte in te stellen. Verder kunt u een Buffer tijd instellen die gebruikt kan worden om een bepaalde tijd tussen twee opeenvolgende reserveringen te blokkeren. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als een ruimte tussen twee reserveringen altijd schoongemaakt moet worden.

Als u de derde optie kiest, verschijnt er een nieuw tekstveld waar elk van de opties van de lengte selectielijst ingevuld moeten worden op een aparte regel. Een dergelijke regel kan bestaan uit een korte beschrijving van het middel of de dienst, gevolgd door een lengte in U:MM of D:UU:MM formaat. Optioneel kunt u ook een prijs toevoegen aan de verschillende opties (zie hiervoor Prijzen weergeven).

Op een Capaciteitsagenda bepaalt de lengte van een opening (capaciteitsagenda) de lengte van reserveringen. De standaard lengte van een opening (capaciteitsagenda) kunt u instellen via Configureren > Middelen. Deze waarde wordt gebruikt voor elke nieuwe opening (capaciteitsagenda) die u aanmaakt op de agenda. U kunt de lengte van een opening (capaciteitsagenda) overigens eenvoudig weer aanpassen als u een nieuwe opening (capaciteitsagenda) aanmaakt of deze later nog wijzigen. Het veranderen van de lengte of beschrijving van een opening (capaciteitsagenda), of bij het wijzigen van de datum heeft geen effect op de reserveringen die al gemaakt zijn op deze opening (capaciteitsagenda).

De service agenda heeft, in tegenstelling tot de andere twee agendatypes, geen standaardduur voor reserveringen. Wanneer u een dienst aanmaakt op de pagina Configureren > Diensten moet u handmatig een duur instellen voor elke dienst. Elke dienst kan een andere duur hebben. Als u het duurveld leeg laat, kan de service niet worden aangemaakt of opgeslagen. De duur kan worden ingesteld in dagen, uren of minuten, met het formaat D:UU:MM. De duur van elke service wordt op de agenda weergegeven wanneer gebruikers de service moeten selecteren die ze willen reserveren.

Naast het instellen van een duur voor elke service, kunt u ook kiezen om buffer tijden toe te voegen en bepalen of meerdere reserveringen tegelijk kunnen plaatsvinden.

Met starttijdbeperkingen kunt u starttijden expliciet opgeven, bijvoorbeeld 09:00, 09:30, 10:00, enzovoort, of een zogenaamd ‘patroon’ gebruiken. Het patroon *:00, *:20, *:40, zou bijvoorbeeld nieuwe reserveringen laten starten elk uur op het hele uur, evenals 20 en 40 minuten erna.

Als u de optie Starttijden verschillen van dag tot dag kiest, dan verschijnt er een extra veld waar per dag de starttijden kunnen worden ingevoerd. Door meerdere agenda’s te combineren worden de openingstijden ook gecombineerd. Hiermee kunnen complexe patronen gemaakt worden. Door agenda’s te combineren is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een aparte starttijd voor een enkele dag in te stellen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer u tijden afrondt op hele dagen.

De optie Laat per dag alleen de eerst beschikbare tijd zien zorgt dat er steeds maar één open plek te zien is. Hierdoor moeten afspraken aansluitend geboekt worden wat gaten in de agenda voorkomt (dit wordt soms “clusterboeken” genoemd). Als er een afspraak in het midden van een dag vrijkomt dan wordt dat gat eerst weer beschikbaar om het op te vullen. Als beheerder is het nog wel steeds mogelijk om een starttijd met de hand aan te passen naar een willekeurige tijd.

Als u geen beperkingen van starttijden instelt, dan kunnen afspraken in principe op elk moment starten. In dat geval wilt u wellicht de tijden afronden. Op deze manier voorkomt u dat gebruikers afspraken inplannen op onhandige tijden zoals 12:07 tot 14:23, wat er voor zou zorgen dat er gaten ontstaan in uw agenda. Als u het afronden van tijden gebruikt in combinatie met beperkingen van de starttijden, wordt alleen de eindtijd afgerond.

Als u de optie Rond de ingevoerde tijden af op dichtstbijzijnde dag kiest, zullen er geen uren en minuten meer zichtbaar zijn op de agenda. Dit is bijvoorbeeld nuttig voor meerdaagse evenementen, of het verhuren van vakantiehuisjes, waarbij het niet toepasselijk is om uren en minuten te specificeren. U kunt verdere restricties instellen door openingstijden en vakantiedagen in te stellen. Dit kunt u doen onder Beheren > Openingstijden / Vakantiedagen.