Geavanceerde prijsstelling
Prijsregels stellen je in staat om de prijs van je afspraken dynamisch aan te passen op basis van verschillende factoren. Je kunt bepaalde voorwaarden instellen waaraan de afspraak moet voldoen voordat de prijsregel wordt toegepast.
Deze pagina geeft uitleg over:
- Het opzetten van een prijsregel
- Verschillende prijsregel acties
- Prijsvoorwaarden instellen
- Belasting toepassen
- Weekend prijzen: Verhoog de prijzen met 50% in het weekend of tijdens hoogseizoen
- Op basis van tijd: Rond af naar de dichtstbijzijnde €5 en tel er €2 bij op als de afspraak korter is dan 1 uur
- Bezettingsgraad: Pas de prijs aan naarmate er meer of minder plaatsen beschikbaar zijn
- Extra’s: Voeg een bedrag toe gebaseerd op een keuze uit een drop-down menu of formulier
- Aanbetaling: Vraag een aanbetaling van 10% als er meer dan een maand van tevoren geboekt wordt
- Belasting: Voeg belastingen toe als inclusief of exclusief, als percentage van de prijs of als vast bedrag
Prijsregels instellen
-
Hoe u begint met de prijsregels verschilt per agenda type:
Resource agenda
Voor een Resource agenda, op het Middelen-tabblad, onder Prijs, selecteert u de volgende optie:
. Vervolgens klikt uCapaciteitsagenda
Voor een Capaciteitsagenda, op het Middelen-tabblad, onder Prijs, selecteert u de volgende optie:
. Vervolgens klikt uService agenda
Voor een service agenda zijn de prijsregel standaard actief, en hoeft u niets aan te passen. Echter, om de prijzen op de agenda te laten zien in de lijst van diensten, moet u de optie aanvinken, en klikken.
- Navigeer terug naar het Middelen (of Diensten) tabblad, en klik om naar het prijsregelconfiguratiescherm te gaan.
-
Stel een basisprijs in
De basisprijs is de startprijs van een boeking voordat de prijsregels toegepast worden. Hoe u deze basisprijs instelt, verschilt per agenda type:
Resource agenda
U kunt de basisprijs boven aan het configuratiescherm instellen. Standaard is dit een prijs per reservering. U kunt hier ook kiezen voor een prijs per tijdseenheid (minuut, half uur, dag, enz.) Voorbeeld: u kan €15 euro per half uur per reservering vragen.
Capaciteitsagenda
Boven aan het configuratiescherm stelt u de basisprijs voor openingen in. Dit is de prijs per reservering. U kunt de basisprijs per opening aanpassen als u ze aanmaakt of aanpast.
Service agenda
In service agenda’s heeft iedere dienst een eigen basisprijs. U kunt deze instellen tijdens het aanmaken of aanpassen van een dienst.
-
Prijsregels toevoegen
Nieuwe prijsregels kunnen worden toegevoegd op het configuratiescherm onder Prijsregel toevoegen. Dit werkt als volgt:
- Eerst selecteert u een actie die uitgevoegd moet worden op de prijs. Bijvoorbeeld: “Verhoog prijs met”.
- Afhankelijk van de actie die u gekozen heeft kunnen er invoervelden verschijnen die om meer informatie vragen. Voor de optie “Verhoog prijs met” verschijnt een veld waar u het verhogingsbedrag invoert.
- Vervolgens geeft u aan wanneer deze actie toegepast moet worden. Bijvoorbeeld, “Als … de dag is, één van … zaterdag of zondag” De actie wordt alleen uitgevoerd wanneer alle voorwaarden voldaan zijn. Als u geen voorwaarden instelt wordt de actie altijd uitgevoerd.
- Klik op onder aan de pagina.
- De prijsregel verschijnt nu boven aan de pagina onder Prijsregels. De regels worden van boven naar beneden uitgevoerd; u kunt de volgorde veranderen door de regels naar de gewenste positie te slepen.
“Prijs per eenheid” of “totaal prijs”
Binnen de prijsregels hebben de woorden ‘prijs’ en ‘totaal’ een specifieke betekenis:
Resource agenda
Als u een Resource agenda gebruikt dan betekent ‘prijs’ de prijs per geselecteerde eenheid (per reservering, per minuut, per uur, enz.) Het ‘totaal’ wordt eenmaal toegevoegd aan de boeking. Bijvoorbeeld: Een ‘prijs’ van €6 per uur, en een ‘totaal’ van €10, voor een afspraak van 2 uur komt neer op 2 × €6 + €10 = €22.
Capaciteitsagenda
Als u een Capaciteitsagenda gebruikt dan betekent ‘prijs’ de prijs per reservering in dezelfde opening. Het ‘totaal’ wordt eenmaal toegevoegd aan de boeking. Bijvoorbeeld: Een prijs van €5 en een aantal van 3, en een totaal van €10 komt neer op 3 × €5 + €10 = €25.
Service agenda
Als u een Service agenda gebruikt dan is er geen onderscheid tussen de twee termen.
Voor reserveringen met herhalingen wordt iedere herhaling gerekend als aparte boeking. Dit betekent dat voor iedere herhaling een totaal opgeteld wordt. Dit totaal kan verschillen per herhaling.
Stel uw prijsregel actie in
| Actie… | …resultaat |
|---|---|
| Prijs wordt | de prijs wordt ingesteld op het bedrag dat je opgeeft per basiseenheid (bijv. reservering, uur, dag, enz.) |
| Verhoog prijs met | de prijs wordt verhoogd met het bedrag dat je instelt per basiseenheid (bijv. reservering, uur, dag, enz.) |
| Verhoog prijs met % | de prijs wordt verhoogd met het percentage dat je instelt per basiseenheid (bijv. reservering, uur, dag, enz.) |
| Verlaag prijs met | de prijs wordt verlaagd met het bedrag dat je instelt per basiseenheid (bijv. reservering, uur, dag, enz.) |
| Verlaag prijs met % | de prijs wordt verlaagd met het percentage dat je instelt per basiseenheid (bijv. reservering, uur, dag, enz.) |
| Afronden op veelvoud van | de totale prijs wordt afgerond op veelvouden van het bedrag |
| Niet beschikbaar | Het middel wordt ingesteld op niet beschikbaar, zodat er geen reservering kan worden gemaakt |
| Rest overslaan | de regels onder deze regel worden genegeerd als aan alle voorwaarden is voldaan |
| Verhoog prijs met veld | de waarde van een aangepast veld wordt toegevoegd aan de prijs |
| Verhoog totaal met veld | de waarde van een aangepast veld wordt toegevoegd aan het totaal |
| Verhoog totaal met | de totale prijs wordt verhoogd met dit bedrag |
| Verlaag totaal met | de totale prijs wordt verlaagd met dit bedrag |
| Verhoog met formulier | waarden van een gekoppeld formulier worden toegevoegd |
| Aanbetaling wordt | het bedrag dat gebruikers moeten betalen bij het boeken |
| Aanbetaling wordt % | het vereiste percentage van het totaal dat gebruikers moeten betalen bij het boeken |
| Belasting is | de belasting die al in de prijs is inbegrepen of die moet worden toegevoegd bij het afrekenen |
| Belasting is % | het belastingpercentage dat al in de prijs is inbegrepen of dat moet worden toegevoegd bij het afrekenen |
Een uitleg over enkele acties kunt u hieronder vinden.
‘Rest overslaan’ regel
Met de actie “Rest overslaan” kunt u alle volgende regels overslaan. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer een groep regels alleen in het weekend gelden en anders moeten worden overgeslagen.
Prijs uit vrije velden
Voeg één van de prijsregels toe “Verhoog prijs met veld”, “Verhoog totaal met veld”. Deze acties verschijnen alleen als er een drop-down veld is ingesteld op de agenda. (Zie Afspraakgegevens verzamelen) Om een prijs te geven aan een vrij veld kunt u simpelweg de prijs noemen in het veld. Bijvoorbeeld: “Extra handdoek €5”, telt €5 bij de prijs of het totaal op. U kunt hier ook percentages meegeven, bijvoorbeeld: “Neem uw eigen surfboard mee: −20%:”
Zie Tips, voor een uitgebreid voorbeeld van het gebruik van prijzen in een drop-down veld.
Formuliervelden
Om prijzen uit een zelfgemaakt formulier mee te tellen, voegt u de actie “Verhoog met formulier” toe aan de prijsregels.
Deze actie verschijnt alleen als er een formulier aan de agenda is gekoppeld. (Zie Formulieren op maat maken)
Om prijzen aan het formulier toe te voegen gaat u naar het formulier configuratiescherm, en dan naar het ‘ontwerp’ tabblad.
Achteraan de opties van een formulier veld zet u accolades { } met daartussen de gewenste prijs.
Bijvoorbeeld:
Extra sauna tijd +€10 {€10} of Kamer met balkon €40[view]{€40}
Deze prijzen worden toegevoegd aan het totaal. (Zie: “Prijs per eenheid” of “totaal prijs”)
U kunt deze hoeveelheid ook bij de prijs optellen door een # achter de prijs te plaatsen.
Bijvoorbeeld: Extra sauna tijd +€10 {€10#}, zou €10 per uur kunnen zijn.
De prijs tussen accolades wordt niet op het formulier getoond, om de prijs wel te tonen herhaalt u de prijs in de tekst voor de haakjes.
“Niet beschikbaar” actie
Als de actie “niet beschikbaar” wordt uitgevoerd dan kan er op dit tijdstip geen reservering worden gemaakt. Bijvoorbeeld: “Niet beschikbaar” als … de tijd te gaan is minder dan 1:00:00 (minder dan 1 dag).
Deze actie is bijvoorbeeld nuttig wanneer alleen gebruikers in de ‘premium’ gebruikersgroep een afspraak mogen maken in het weekend. Of u kunt een klas twee dagen van tevoren onbeschikbaar maken als nog niemand zich heeft ingeschreven. Houd er rekening mee dat gebruikers dit alleen zien als zijnde “onbeschikbaar”. Het is een goed idee om de gebruiker uit te leggen waarom een tijdstip onbeschikbaar is, bijvoorbeeld door de aangepaste tekst boven de agenda te gebruiken.
Aanbetalingen
Met de prijsregels kunnen ook aanbetalingen worden geïmplementeerd, waarbij klanten worden gevraagd om een voorschot direct te betalen, maar overige bedrag later wordt betaald. Deze latere betaling kan niet worden voldaan via ons systeem, deze zou u zelf moeten afhandelen. Er zijn acties beschikbaar om een percentage van het bedrag of een vast bedrag als aanbetaling te rekenen.
Kies uw prijsvoorwaarden
| Voorwaarden… | …opties |
|---|---|
| …de datum is | selecteer een datum of datumbereik (tussen, vóór, op of na, gelijk aan) |
| …de tijd is | selecteer een tijd of tijdsperiode (tussen, vóór, op of na, gelijk aan) |
| …de hoeveelheid is | selecteer een aantal boekingen (tussen, minder dan, gelijk aan of meer dan, gelijk aan). Deze voorwaarde is alleen beschikbaar voor Capaciteitsagenda’s |
| …de dag is | selecteer één of meerdere weekdagen |
| …de duur is | selecteer een duur (tussen, minder dan, gelijk aan of meer dan, gelijk aan). Deze voorwaarde is alleen beschikbaar voor Resource agenda’s |
| …het middel is | selecteer één van de resources die je hebt gedefinieerd. Deze voorwaarde is alleen beschikbaar voor Resource agenda’s |
| …de beschikbare ruimte is | selecteer het aantal resterende plaatsen (tussen, vóór, op of na, gelijk aan). Dit kan een negatief getal zijn. Deze voorwaarde is alleen beschikbaar voor Capaciteitsagenda’s |
| …de dienst is | selecteer één dienst. Deze voorwaarde is alleen beschikbaar voor Serviceagenda’s |
| …de gebruikersgroep is | selecteer één van de gebruikersgroepen die u heeft gedefinieerd |
| …de tijd te gaan is | selecteer een tijd tot aan de starttijd van de boeking (tussen, minder dan, gelijk aan of meer dan) |
Tijdsegmentatie
Als een resource agenda een prijs per eenheid gebruikt, en de afspraak meerdere perioden met verschillenden prijzen beslaat, dan kunnen de prijsberekeningen vrij ingewikkeld worden. Neem bijvoorbeeld een situatie waarin zaterdagen tweemaal zo duur zijn als weekdagen. Als er een afspraak gemaakt wordt die een vrijdag en een zaterdag beslaat, zal het systeem correct alleen voor de zaterdag het hogere tarief rekenen. Dit soort berekeningen kunnen vrij gecompliceerd worden als er prijsregels met meerdere overlappende perioden zijn.
Als u een prijs per reservering rekent, dan telt alleen de starttijd van de reservering en wordt de tijdsegmentatie niet gebruikt. Hetzelfde geldt voor openingen in een Capaciteitsagenda en afspraken in een Service agenda: er wordt alleen naar de starttijd gekeken.
Prijs op basis van bezettingsgraad
Om de prijs aan te passen op basis van het aantal beschikbare plaatsen, kiest u de voorwaarde “…de beschikbare ruimte is”. Deze optie is alleen beschikbaar voor agenda’s van het type Capaciteitsagenda. U kunt hiermee bijvoorbeeld de prijs verlagen als er nog veel plekken vrij zijn in een les.
U kunt ook een negatief getal invoeren voor het aantal beschikbare plaatsen om een prijswijziging te activeren op basis van het aantal mensen op de wachtlijst. Dit kan handig zijn om de prijs te verhogen wanneer de vraag groot is.
Gebruikersgroepen
Als u minimaal één niet lege gebruikersgroep heeft aangemaakt, dan wordt er een nieuwe voorwaarde beschikbaar: …de gebruikersgroep is. Met deze voorwaarde kunt u prijsregels toepassen op specifieke gebruikers groepen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de prijs te verlagen voor klanten met een lidmaatschap.
Belasting
Prijsregels bieden flexibiliteit bij het afhandelen van belastingen, waarbij zowel methoden inclusief btw als exclusief btw mogelijk zijn. Bij inclusieve belastingen is de vermelde prijs inclusief alle toepasselijke belastingen, gerekend als een vast percentage of een vast bedrag (bijv. btw). Voor exclusieve belastingen worden de belastingen apart toegevoegd aan de basisprijs, hetzij als een vast bedrag of als een percentage van het totaal (bijv. verkoopbelasting). Neem contact op met een belastingadviseur voor uitleg over hoe belasting voor uw service of product moet worden berekend en weergegeven. Als u kortingen aanbiedt via coupons of prijsregels, worden die kortingen toegepast vóór de belastingberekening, zodat de belasting alleen over het gereduceerde bedrag wordt geheven.
Om belastingen aan uw prijs toe te voegen:
- Navigeer naar de prijsregels pagina in uw agenda via het Middelen tab.
- Kies uit het drop-down menu om een vast bedrag (“Belasting is”) of een percentage (“Belasting is %”) toe te voegen. Selecteer de % optie als u verkoopbelasting (exclusief) of btw (inclusief) wilt toevoegen.
- Kies of de vraagprijs inclusief belasting moet zijn (dit is standaard ingesteld) of dat de belasting wordt toegevoegd tijdens het afrekenen.
Let op: Niet alle factuur- en betaalproviders die beschikbaar zijn via SuperSaaS bieden de mogelijkheid om belasting afzonderlijk weer te geven. Sommige kunnen alleen belastingen als percentage weergeven in plaats van een vast bedrag.
In het geval van valuta gebaseerd krediet wordt de belasting evenredig verdeeld tussen het krediet en de rest van de betaling. Sommige betaalproviders vereisen dat het belastingtarief vooraf wordt berekend, wat kan betekenen dat het krediettarief moet worden aangepast wanneer een betaling gedeeltelijk met krediet wordt gedaan. Dit kan leiden tot kleine verschillen in het weergegeven percentage. Sommige providers ronden het belastingbedrag op een bepaalde manier af (genaamd “bankers rounding”), wat een verschil van 1 cent kan veroorzaken met het bedrag dat wordt weergegeven op het afrekenscherm (dat reguliere afronding gebruikt). Dit kan worden voorkomen door de prijsregel afronden op veelvoud van toe te voegen die het bedrag afrondt naar een geschikt bedrag voordat de belasting wordt toegepast.